Andmera kasutamine igapäevases raamatupidamises

Enne alustamist#

• Logi sisse ja ava oma tööruum. Vali rakenduse ülaosas õige ettevõte, projekt ja arvestusperiood.
• Kui sa ettevõtet või projekti ei näe, küsi juurdepääsu tööruumi haldajalt. Kirjete muutmiseks on vaja vastavaid projektiõigusi ja avatud perioodi.
• Pane valmis valitud perioodi ettevõtteandmed, kontoplaan ning algdokumendid. Hoia algfailid ülevaatuseks alles.

01

Seadista ettevõte#

Ava Seaded → Ettevõtte seadistamine, et näha, millised raamatupidamise seadistused on salvestatud.

1. Ava Seadetes Ettevõtte seadistamine ning vali ettevõte, projekt, majandusaasta ja arvestusperiood.
2. Ava Ettevõtte raamatupidamisseaded ning salvesta asukohariik, arvestusvaluuta ja majandusaasta kuupäevad. Juhend näitab salvestatud seadistusi, mitte raamatupidamise või maksuarvestuse heakskiitu.
3. Kontrolli perioode, seejärel loo ja aktiveeri vajalikud kontod kontoplaanis. Registreeri aktiivne varakonto pangakonto või kassana jaotises Raamatupidamisraamatud → Seadistus → Panga- ja kassakontod.
4. Vaata üle algsaldod ning lisa aktiivsed ostjad ja tarnijad. Salvestamisel uuenevad kontroll-loendi olekud.

02

Lisa ja kontrolli algfaile#

Hoia arveid, kviitungeid ja muid tõendeid selle ettevõtte ning projekti juures, kus töö toimub.

1. Ava Failid ning vali enne dokumendi üleslaadimist õige ettevõte ja projekt.
2. Laadi algfailid üles ja ava fail, et võrrelda originaaldokumenti eraldatud andmetega. Kontrolli nimesid, kuupäevi, summasid ja tehingupartnereid algallika põhjal.
3. Kui eraldatud väli on vale, paranda kirje vastavas töövoos enne kandmist või kinnitamist. Üleslaaditud fail on tõend, mitte raamatupidamiskanne.

03

Tööta raamatupidamisagendiga#

Kasuta agendivestlust küsimusteks ja töö ettevalmistamiseks valitud ettevõtte ning perioodi kontekstis.

1. Ava Agendivestlus ja vali Accounting-Agent. Kirjelda ülesannet ning viita vajalikele failidele või kirjetele, näiteks palu üle vaadata selle perioodi arved ja leida puuduv teave.
2. Kontrolli agendi ettepanekuid ja algfaile enne muudatuste rakendamist. Raamatupidamisotsused kinnita ise.
3. Vaata tehtud tööd vestluse menüüs valikuga Vaata töövoogu. Vajaduse korral peata käimasolev päring; käimasoleva vestluskaardi sulgemine katkestab samuti selle seansi.

04

Halda kontosid ja kandeid#

Raamatupidamisraamatutes asuvad kontoseadistus, päevaraamatukanded, saldod ja sulgemiseelne kontroll.

1. Ava Seaded → Kontoplaan ning loo või aktiveeri pearaamatukontod. Registreeri panga- ja kassakontod kontoplaanist eraldi jaotises Raamatupidamisraamatud → Seadistus → Panga- ja kassakontod.
2. Pangakonto puhul vali selle rea juures Pangakonto IBAN ja salvesta IBAN enne pangaväljavõtte importimist.
3. Loo jaotises Raamatupidamisraamatud → Päevaraamatukanded kuupäeva, selgituse ning tasakaalus deebet- ja kreeditridadega mustand. Enne kandmist kontrolli kontosid ja perioodi.
4. Vaata liikumisi ja lahendamata kirjeid kontosaldode ning sulgemisvalmiduse vaates. Suletud või lukustatud periood on kirjutuskaitstud; uute kannete jaoks vali avatud periood.

05

Sisesta arved ja tehingupartnerid#

Arvelduses hoitakse mustandeid ja kinnitatud arveid eraldi ning ostjate ja tarnijate andmed on tehingute juures.

1. Ava Arveldus → Ostjad ja tarnijad ning lisa aktiivne tehingupartner enne arve sisestamist.
2. Loo müügi- või ostuarve mustand. Võrdle tehingupartnerit, arve numbrit, kuupäeva, summasid, käibemaksuandmeid ja kontosid algdokumendiga.
3. Kinnita arve alles pärast ülevaatust. Parandamise ja muude toimingute võimalus sõltub arve olekust, sinu õigustest ja arvestusperioodist.

06

Sisesta maksed ja impordi väljavõtted#

Maksete jaotises on laekumised ja tasumised, pangaväljavõtted, ettemaksed ja laenud.

1. Ava Maksed ning otsi makset suuna, oleku või otsingusõna järgi. Vajaduse korral loo käsitsi makse mustand, vaata see üle ja kinnita.
2. CAMT.052 või CAMT.053 vormingus XML-pangaväljavõtte importimiseks ava Pangaväljavõtted. Vali aktiivne registreeritud ja IBANiga pangakonto, laekumiste ja tasumiste vahekontod ning üks kuni 2 MB XML-fail.
3. Kui pangakontol pole IBANit, vali konto ja järgi linki Pangakonto IBAN, et see raamatupidamisraamatutes salvestada. Pärast importi kontrolli uusi makseid ja kattuvaid duplikaate väljavõtete ajaloos.
4. Seo kinnitatud maksed kinnitatud arvetega. Enne täpsete ja osaliste vasteettepanekute rakendamist vaata need üle; sidumata summad jäävad vahekontole.

07

Kontrolli aruandeid ja kohandatud aruanderidu#

Vaata valitud ettevõtte ja perioodi tulemusi aruannetes ning jälgi ootamatute summade päritolu.

1. Ava Aruanded ja vali vajalik raamatupidamisaruanne, näiteks käibeandmik, kasumiaruanne või bilanss. Veendu, et valitud periood vastab algkirjetele.
2. Kontrolli saldosid, aluseks olevaid päevaraamatukandeid ja algfaile enne näitaja kasutamist. Vaata üle ebaõnnestunud kontrollid ja puuduvad vastendused.
3. Ettevõttepõhise esitusviisi jaoks ava Seaded → Kohandatud aruanderead. Loo kuupäevaga vastendusmustand, vali kaasatavad kontod ja ridade nimetused ning vaata enne versiooni kinnitamist üle kaetus ja kooskõlastuskontrollid.

08

Käsitle kreeditarveid ja ettemakseid#

Parandustel ja ettemaksetel on oma algkirjed ning need tuleb tavalistest arvetest eraldi üle vaadata.

1. Koosta Arvelduses kreeditarve õige algarve põhjal. Enne kinnitamist kontrolli summasid, käibemaksukäsitlust ja võimalikku tagasimakset.
2. Salvesta ja kontrolli ettemakseid jaotistes Maksed → Ostjate ettemaksed või Tarnijate ettemaksed ning seo need sobiva kinnitatud arvega, kui see on olemas.
3. Vaata makse- ja kandelinkidelt arvelduskirjeid. Kontrolli, et kasutatud ettemakseid ja tagasimakseid ei arvestataks aruannetes ega käibemaksu alusandmetes kaks korda.

09

Jälgi laene ja põhiosa makseid#

Laenukirje seob lepingu juba kinnitatud maksega; töövoog ei tee ise rahaülekannet.

1. Ava Maksed → Laenud ning loo laenu mustand tehingupartneri, lepinguviite, kuupäeva, põhiosa ja põhiosakontoga.
2. Kontrolli väljamakse alusena olemasolevat sobivat kinnitatud makset. Tagasimakse puhul võrdle tasumata põhiosa ja seo kinnitatud tagasimakse.
3. Vaata seotud algmakset ja kinnitatud kannet. See põhiosa jälgimise töövoog ei arvuta intressi ega alusta laenu rahaliikumisi.

10

Halda põhivara#

Jälgi vara maksumust, kulumit ja parandusi kinnitatud raamatupidamiskande alusel.

1. Ava Raamatupidamisraamatud → Põhivara. Alusta kinnitatud ostuarvest või algsaldokandest ning registreeri vara koos soetusmaksumuse, jääkväärtuse, kasuliku eluea ja vajalike kontodega.
2. Enne kulumi avatud perioodi kandmist vaata üle igakuise lineaarse kulumi eelvaade. Pärast kannet kontrolli päevaraamatut ja bilansilist väärtust.
3. Vajaduse korral kontrolli vara võõrandamist, väärtuse langust ja selle tühistamist või kulumi parandust. Säilita algarve ja varasemad kanded auditi jaoks.

11

Kajasta personali ja töötasusid#

Personali vaates on töötajaandmed, lepingud, puudumiste ülevaatus ja raamatupidaja sisestatud tasukirjed.

1. Ava Personal ning lisa töötaja ja leping. Märgi puudumised ning vaata tasustamisperioodi kinnitatud puhkused üle.
2. Loo tasukirje mustand, sisesta brutotasu, kinnipidamised ja tööandja maksud ning kontrolli enne kande kinnitamist kulu- ja kohustuskontosid.
3. Seo kinnitatud väljaminev makse tasumata netotasuga ja võrdle saajat salvestatud IBANiga. Vajaduse korral laadi kinnitatud palgaleht alla.
4. TSD makse alusandmete vaates saab kontrollida tegelikke maksekuupäevi ja puuduvaid andmeid. See ei arvuta makse automaatselt ega koosta esitamisvalmis TSD XML-faili.

12

Uuri teisi raamatupidamisaruandeid#

Aruandevaadetes saad uurida raamatupidamist peale käibeandmiku ja kasumiaruande.

1. Ava Raamatupidamisraamatud → Aruanded ning vaata vajaduse järgi aastaaruande ettevalmistust, rahaliikumisi, arvete aegumist või kulu- ja kasumikeskuste aruandeid.
2. Kontrolli võrdlusi, alg- ja lõppsaldosid, seotud arveid ja aluseks olevaid kandeid. Enne salvestatud aruande kasutamist kontrolli algandmete versiooni.
3. Kui algkirjed on muutunud, kasuta ajakohast ülevaatuse versiooni. Loo või ekspordi aruandeid alles pärast valitud ettevõtte kannete kooskõlastamist.

13

Vaata loodud väljundid ja sulgemisvalmidus üle#

Loodud aruanded, töölauad ja heakskiidud on raamatupidamiskannetest eraldi.

1. Ava Aruanded või Töölauad, et vaadata loodud väljundeid, alusfaile ja aruandeperioodi. Jaotises Heakskiidud saad sobivate õiguste korral lisada kommentaare ning väljundeid kinnitada või tagasi lükata.
2. Vaata Raamatupidamisraamatud → Sulgemisvalmidus ning uuri sidumata makseid, puuduvaid tõendeid ja lahendamata erinevusi enne perioodi sulgemist.
3. Agendi loodud aruande heakskiitmine ei tee raamatupidamiskannet ega esita maksudeklaratsiooni. Kande tegemine, deklaratsiooni kinnitamine ja esitamine on eraldi toimingud.

14

Lõpeta ülevaatus#

Täielik raamatupidamistsükkel vajab nii algdokumente kui ka inimese hinnangut.

1. Naase ettevõtte seadistamise juurde ning vaata üle salvestatud kontrollid ja tähelepanu vajavad algsaldod.
2. Veendu, et dokumendid, arveandmed, maksed, kanded ja aruandenäitajad ühtivad. Uuri sidumata makseid ja puudulikke vastendusi.
3. Lahenda erandid ning säilita algdokumendid ja otsused õige ettevõtte ja perioodi juures enne aruande jagamist või eksportimist.